Het sociale stelsel en de zzp-er

Dit artikel schrijf ik NIET voor de slecht geïnformeerde meneer die in het Financieel Dagblad beweerde dat “de zzp’er zich onttrekt aan het sociale stelsel” (Bas ter Weel van het Centraal Planbureau (CPB). Wat een domme uitlating.

Dit artikel is bedoeld voor mensen die overwegen om zelf te gaan zzp-en. In principe kan elke zzp-er hier iets aan hebben, maar ik neem het vertaalbureau als voorbeeld, omdat dit mijn wereld is.

Lang geleden, het was in 1987, ben ik op weg geholpen door een lieve collega, hij is helaas niet meer onder ons. Hij heeft me op punten gewezen waar ik zelf niet bij stilstond. Er zijn best veel dingen waar je zo een-twee-drie niet aan denkt als je je bedrijf hebt ingeschreven bij de Kamer van Koophandel – heb je een goed klinkende, aansprekende bedrijfsnaam bedacht? – , want die inschrijving is essentieel, maar daarmee ben je er nog lang niet.

Zelf moet je achter je acquisitie aan. Je kunt denken aan spam verzenden, maar dat is niet aan te raden. Wil je toch rondschrijven, doe dat dan netjes met een brief op papier met een goed doordacht briefhoofd. Bij de Kamer van Koophandel zijn tegen betaling adreslijsten te verkrijgen van bedrijven in jouw doelgroep. Huis-aan-huis flyeren heeft alleen zin voor een bepaald type bedrijven, niet voor vertaalbureaus.

Nu we het toch over brieven hebben: in je briefhoofd dien je te vermelden je bedrijfsnaam, je vestigingsadres en telefoonnummers, je e-mailadres en je website, je KvK-nummer, je BTW-nummer en je IBAN-nummer. Dat e-mailadres: neem een professioneel uitziend adres met je bedrijfsnaam erin. Het mooist is nog als je een eigen website hebt en een daarbij behorend e-mailadres. Gebruik je nette briefpapier ook voor je facturen, zorg dat het vanuit je factureringssoftware te gebruiken is.

Vanzelfsprekend draag je altijd mooie visitekaarten bij je, om te allen tijde je gegevens te kunnen overhandigen als je bedrijf ter sprake komt. Netwerken is een kunst, maak er werk van! Word lid van de plaatselijke netwerkclub en bezoek de bijeenkomsten. Zoek collega’s op en bespreek je business met ze. Je kunt er alleen maar wijzer van worden.

Ben je beëdigd vertaler en sta je in het register? Dan heb je middelen nodig om de brontekst op degelijke wijze aan de vertaling te hechten, bijvoorbeeld een ringtang, daarnaast is een beëdigd stempel nodig met je naam en Wbtv-nummer.

Je kunt ook denken aan een informatieve folder, die je aan je klanten mee kunt geven, of in je mailing kunt bijsluiten. Hierin komt te staan welke diensten je aanbiedt en hoe je dat aanpakt, misschien een prijslijst. In elk geval staat er in waarom mensen nu juist bij jou moeten zijn voor datgene wat zij nodig hebben. Denk altijd vanuit de klant. Wat heeft hij nodig, wat zoekt hij en hoe kan hij dit zo goed mogelijk voor elkaar krijgen met jouw hulp. Ga je de folder zelf printen op je kleurenlaserprinter? Of weet je een goede niet al te dure drukkerij? Een goed resultaat is belangrijk.

Je hebt natuurlijk zelf al bedacht dat een eigen website een goed idee is. Ik zal je zeggen, ik ken vertalers die het hun hele leven zonder website hebben gedaan en die een goede boterham verdienen, nog steeds, met hun vertaal- en tolkwerk. Zelf heb ik het altijd mét gedaan en ik meen dat het prettig is dat mensen je kunnen vinden op internet, niet alleen via de sociale media (die had je nog niet in 1987, wat zeg ik, je had nog niet eens internet, maar daar gaat dit artikel niet over).

Zorg dat je website niet alleen er goed uitziet, maar vooral ook goed en snel functioneert en ook op tablet of mobiel goed leesbaar is. Ga je je website zelf maken, of laat je dit doen? Denk hierover na. Er is goede software op de markt die je dit mogelijk maakt, maar de vragen die je eerst moet stellen zijn: a. vind je het leuk om te doen, en b. heb je er tijd voor? En blijft dat zo, dat met die tijd. Want nu heb je het misschien nog rustig, als je zaak mooi gaat draaien kan dat wel heel anders worden.

Je snapt natuurlijk dat de Belastingdienst met argusogen volgt wat je allemaal uitspookt, financieel gezien dan. Want die wil daar heel wat graantjes van meepikken. Je betaalt jaarlijks Inkomstenbelasting en daarnaast nog je bijdrage Zorgverzekeringswet. Mensen in loondienst betalen die dingen ook, alleen gaat dat via de werkgever, dus hebben ze er geen omkijken naar. Daarom dien je een fatsoenlijke financiële administratie bij te houden, met daarin alle gegevens over wat je verkoopt en wat je inkoopt, voor welk bedrag, van wie, aan wie, op welke datum, enz. Je hebt dus boekhoudsoftware nodig. Ook als je een goede accountant je aangiften laat verzorgen is het zaak te weten wat er omgaat in je bedrijf.

Ook belangrijk is je afdracht BTW, die maandelijks of per kwartaal kan plaatsvinden, in overleg met de belastingdienst. De Belasting Toegevoegde Waarde bedraagt voor de meeste diensten 21%, maar voor boeken en nog wat aparte dingen is het 6%. Het is dus zaak om bij de belastingdienst te informeren welk percentage voor jouw dienst of artikel geldt. Je moet op je factuur het percentage en het bedrag van de BTW vermelden dat je heft en aan het eind van de maand of het kwartaal draag je dit af aan de Belastingdienst. Overigens trek je van dit bedrag alle BTW af die jij in die periode hebt betaald aan jouw toeleveranciers. Dit kan gaan over je paperclips of je bijspijkercursus, maar ook over een freelancer die voor jou werk heeft verricht. In mijn geval gaat dat om vertalers voor de talen die ik zelf niet doe (en dat zijn er heel veel).

Het is duidelijk dat je een fatsoenlijk ingerichte kantoorruimte of bedrijfsruimte nodig hebt. Een bureau met een goede computer, waarop de software is geïnstalleerd waarmee je je werk doet, in mijn geval vertaalhulpen en woordenboeken, en natuurlijk het boekhoudprogramma. Denk ook aan de mogelijkheid om je klanten te laten pinnen. Zelf gebruik ik Payleven. Voor de kleine zelfstandige is dit een prettig systeem, omdat je alleen betaalt voor de pinbetalingen die hebben plaatsgevonden en er verder geen duur maandabonnement is. Dus gebruik je hem niet, dan betaal je ook niet. Je klant vindt het prettig dat ie niet met geld over straat hoeft en jij hoeft geen grote doos met wisselgeld in je kantoor te hebben staan. Wel zo veilig.

Nog een heel belangrijk puntje is dit: spaar voor je ouwe dag. Bedenk dat je niet in loondienst bent en je geen werkgever hebt die een pensioen voor je opbouwt. Jij bent jouw werkgever, dus jij moet voor jezelf aan dat pensioen bouwen. Laat je goed voorlichten, liefst door je accountant, welke aanpak voor jou het handigst is. Denk niet dat je te zijner tijd kunt leven van een AOW-tje als je wat kalmer aan wilt doen. Dat gaat je heel erg tegenvallen namelijk. Tuurlijk kun je roepen “ik blijf wel werken”, maar wat als dat fysiek niet meer gaat door klachten van medische aard?

Denk ook aan je verzekeringen. Een heel belangrijke is de Beroepsaansprakelijkheid. Als jij een vertaalfout maakt met vreselijke gevolgen voor je klant, kun je aansprakelijk worden gesteld. Ondervang dit risico met een goede verzekering, in combinatie met goed doortimmerde Algemene Leveringsvoorwaarden. Deze staan natuurlijk op je website en heb je bovendien gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel. Vermeld dit op je factuur (in de footer bijvoorbeeld). Overweeg ook een arbeidsongeschiktheidsverzekering. Die is erg duur en velen nemen hem om die reden niet. dat is een groot risico. Stel je tijdens het overwegen van je beslissing hierover even helder voor wat er kan gebeuren en denk dan niet alleen aan een gebroken been, want daarmee kun je heus nog wel vertalen.

Je kunt nog denken aan een computerverzekering, maar mijn ervaring is dat je meer betaalt aan die verzekeraar dan zinvol is. Gooi je koffie gewoon niet over je toetsenbord en spaar zelf voor je nieuwe computer, die je toch al hoopt aan te schaffen over een jaar of drie, vier. Laat je computer overigens ook niet stelen, de gevolgen daarvan hoef ik je niet uit te leggen, denk ik.

Voor al die extra kosten is het handig om een Bedrijfsspaarrekening te koppelen aan je bedrijfs-betaalrekening, waar je elke maand automatisch een aardig bedragje naartoe laat gaan. Zo heb je altijd voldoende geld voor de belastingdienst, zowel de IB en ZVW als de BTW, maar ook voor eventualiteiten, zoals een kapotte computer, of een nieuwe koffiezetter (want ook die dingen gaan soms kapot). En je ondervangt perioden, die heus wel komen, waarin je eigenlijk te weinig opdrachten hebt. Kun je toch nog brood betalen.

Die bedrijfsspaarrekening vind ik niet geschikt voor sparen voor je ouwe dag, neem daarvoor een heel andere bank en een heel andere rekening, zowel betaal- als spaarrekening, en stort daarop alle grotere meevallers die je kunt hebben in je leven. De reden dat ik een heel andere bank voorstel is dat je dan niet bij elke bedrijfsbetaling die je verricht dat mooie hoge saldo ziet staan en in de verleiding kunt komen er wat van af te halen om jezelf te trakteren, ook al  heb je het nóg zo hard verdiend. Vergeet die mooie rekening en laat hem ongemerkt lekker groeien, je hebt het geld tegen die tijd keihard nodig!

Ik wens je goede zaken toe en mocht je nog vragen hebben, wees welkom.

Ook voor aanvullingen op dit artikel houd ik me aanbevolen. Alvast mijn grote dank.

 

2 Comments

  1. Als aanvulling op de al genoemde redenen om een buffer aan te houden zou ik willen toevoegen late betaling van jouw facturen en wanbetaling.

    Afhankelijk van het type onderneming dat je hebt kun je diensten en/of producten op rekening leveren. Bij elke rekening die je verstuurt heb je de kans op late betaling en wanbetaling door de klant. Jouw kosten lopen wel gewoon door (BTW, huur, inkopen etc) en door een onbetaalde factuur kun je zelf in de problemen komen.

    Zorg voor een bijgewerkte boekhouding zodat je weet wat er speelt en een buffer voor onvoorziene uitgaven en wanbetaling.

Comments are closed.